La mise en place d’un service traiteur est souvent une part essentielle de réussite pour tout type d’événement ou de célébration. Que vous planifiez une fête d’anniversaire, un cocktail dînatoire ou un événement d’entreprise, un bon service traiteur peut faire toute la différence en soulageant l’hôte des contraintes liées à la préparation du repas. En ce sens, le recours à un professionnel de la restauration à emporter ou à une entreprise spécialisée dans le service aux entreprises peut s’avérer une sage décision.
Définition et rôle d’un service traiteur
Dans sa définition la plus simple, un service traiteur est une entreprise qui fournit de la nourriture et des boissons lors d’événements. Cela peut aller de l’élaboration du menu à la préparation des repas en passant par le service à table. Autrement dit, l’offre de ce type de prestataire peut être très complète, englobant parfois même le montage et le démontage des installations nécessaires pour l’événement. Ainsi, le rôle d’un traiteur lors de votre événement peut largement varier en fonction de vos besoins et de vos envies. Vous pouvez lire l’article pour reconnaitre les bons et mauvais traiteurs.
Préparation financière des événements d’entreprise
Combien coûte un service traiteur ? Cette question est cruciale lors de la planification financière d’un événement d’entreprise. Que vous ayez une petite entreprise cherchant à organiser un cocktail convivial dans ses locaux ou que vous représentiez une grande société souhaitant mettre en place un événement de grande envergure, la budgétisation du coût d’un traiteur s’avère importante. En effet, cela vous aidera à définir clairement les autres dépenses associées à l’événement, et donc à mieux le réussir.
Qu’est-ce qui est inclus dans un service traiteur ?
Menu et préparation de repas
Un bon prestataire vous proposera une variété de menus différents en fonction de votre budget. Il s’adaptera à vos attentes, que vous souhaitiez opter pour un buffet froid, un buffet chaud, un repas assis ou même un cocktail dînatoire. De plus, les autres paramètres de l’événement, tels que le thème, la saison ou le lieu, peuvent également influencer le choix du menu.
Gestion des boissons et des boissons alcoolisées
En plus des mets, un service traiteur complet aura également la responsabilité de gérer les boissons. Cela comprend à la fois les boissons non alcoolisées et les boissons alcoolisées. Parfois, les menus sont proposés avec des accords mets-vins qui ont déjà été pensés par le sommelier du traiteur.
Service à table et installation
Certains services de traiteurs vont au-delà de la simple alimentation. En effet, ils peuvent proposer des services de serveurs pour assurer le service à table lors de votre événement. De la même manière, certains traiteurs proposent également de s’occuper de la location de la vaisselle, des tables, des chaises, des nappes… Pour simplifier le processus, ils peuvent même coordonner la livraison, l’installation et la récupération de ces éléments.
Calcul et prévision des coûts liés à un service traiteur
Coût par personne
Lorsqu’il s’agit de comparer les devis de différents traiteurs, la plupart des professionnels présentent leur tarif sous forme de « prix par personne ». Cette pratique aide à avoir une meilleure idée du budget à prévoir en fonction du nombre de convives attendus à votre événement. Par ailleurs, cela permet également d’avoir une idée du coût marginal si vous décidez d’inviter des personnes supplémentaires de dernière minute.
Influence du choix du menu sur les coûts
Le coût par personne peut largement varier en fonction du type de menu choisi. En l’occurrence, un dîner assis avec plusieurs services sera généralement plus cher qu’un buffet. Au sein même d’un type de menu, le choix des plats peut également influencer le coût final de la prestation. Par exemple, des plats plus sophistiqués ou des ingrédients plus rares ou plus chers augmenteront le coût par invité.
Frais supplémentaires
Il est également important de prendre en compte les éventuels frais supplémentaires qui peuvent s’ajouter au coût par personne. Ces frais peuvent recouvrir une multitude de services. Par exemple, le coût de la livraison, le coût de la location de matériel ou encore les frais de personnel pour le service à table.
Comment prévoir le coût d’un service traiteur ?
Collecte d’informations pour un devis précis
Pour obtenir le devis le plus précis possible, vous devrez fournir un certain nombre d’informations à votre prestataire. Cela comprend le nombre de convives, le lieu de l’événement, le type de nourriture que vous souhaitez servir, les éventuels services additionnels dont vous pourriez avoir besoin (location de matériel, personnel de service…), etc. Plus vous serez précis dans votre demande, plus le devis que vous recevrez sera fiable.
Calcul du budget total pour la restauration
Afin d’anticiper au mieux le coût total de votre service traiteur, une méthode simple consiste à multiplier le coût par personne par le nombre de convives. Il ne faut pas oublier d’ajouter à ce montant les éventuels frais supplémentaires liés à la location de matériel, le service à table, etc. De plus, il peut être judicieux de prévoir une marge de sécurité pour les imprévus ou les dépassements de budget.
Conseils pour économiser sur les frais de traiteur
Afin de maîtriser au mieux les coûts liés au service traiteur, plusieurs solutions peuvent être envisagées. Par exemple, opter pour un menu moins élaboré ou réduire le nombre de services peut permettre d’économiser considérablement. De plus, il peut être plus économique de choisir un repas sous forme de buffet plutôt qu’un repas servi à table. Enfin, faire appel à un food truck plutôt qu’à un traiteur classique peut également être une solution à étudier.
En résumé : la préparation du budget de restauration pour votre événement d’entreprise
Bénéfices d’une bonne planification
Planifier précisément votre budget traiteur vous permettra d’éviter les mauvaises surprises le jour de l’événement. En communiquant clairement vos attentes et votre budget à votre traiteur, vous vous assurez que ce dernier soit en mesure de répondre à vos besoins tout en respectant vos contraintes financières.
Choix du traiteur pour son événement
Le choix du prestataire est une étape très importante dans l’organisation d’un événement. Il ne faut pas se précipiter et prendre le temps d’étudier plusieurs offres pour finalement choisir celle qui semble la plus appropriée. D’ailleurs, il ne faut pas hésiter à demander des références ou à consulter les avis sur le traiteur en question afin de s’assurer de la qualité de sa prestation. En fin de compte, le choix d’un bon traiteur est essentiel pour la réussite de votre événement !
