L’intégration d’une nouvelle recrue dans une entreprise est une étape importante pour la réussite d’une embauche. Il faut préparer cette étape avec soin. En effet, c’est à ce moment-là que le nouvel embauché va découvrir les rouages de l’entreprise, ses nouveaux collègues et qu’il va commencer à se familiariser avec son nouvel environnement de travail. L’arrivée d’un nouveau représente non seulement la fin du processus de recrutement, mais également le début de sa période d’intégration. Il est donc important de mettre toutes les chances de votre côté (et du sien) pour que cette intégration se passe dans les meilleures conditions possibles et soit une intégration réussie.
Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur
Avant même l’arrivée du nouveau salarié ou la prise de poste, il est important de bien préparer son parcours d’intégration.
Il est important de prendre le temps de préparer le poste de travail du nouvel employé, afin qu’il se sente à l’aise dès son premier jour. Cela passe notamment par la mise en place d’un espace de travail fonctionnel et adapté aux besoins de la recrue. Outre l’espace de travail, il est préférable de lui préparer en amont une adresse mail, un téléphone et une carte d’accès si nécessaire. Ainsi, il pourra être opérationnel et commencer à travailler très rapidement dès le premier jour.
Accompagner le nouvel embauché les premiers jours
Lorsque le nouveau salarié arrive dans l’entreprise, il est essentiel de l’accompagner durant sa période d’essai, notamment lors des premiers jours.
Pour cela, il est important de :
- Lui faire faire un tour d’horizon de l’entreprise : lui faire visiter les locaux, le présenter aux autres collaborateurs, surtout ceux avec qui il va travailler. Il est essentiel de prendre le temps de présenter la nouvelle recrue à ses collègues, afin qu’il puisse se faire une première idée des personnes avec qui il va travailler. Tout cela va lui permettre de se repérer et se familiariser avec les différents lieux et services de l’entreprise, ainsi qu’avec la culture d’entreprise.
- Lui expliquer les rouages de l’entreprise : l’entreprise fait-elle du télétravail ? Quels sont les règles pour les absences et les congés ? A qui s’adresser pour tel ou tel problème qu’il pourra rencontrer ?
Dans les entreprises, certaines règles sont inscrites mais d’autres ne le sont pas forcément. D’où l’importance d’un bon parcours d’intégration.
Designer un parrain ou tuteur
Le tuteur, ou parfois appelé parrain, est une personne qui va accompagner le nouvel employé tout au long de sa phase d’intégration dans l’entreprise. C’est une ressource essentielle à qui il pourra s’adresser pour toutes questions relatives à son intégration.
Il est donc important de bien choisir le tuteur. Cela devra être quelqu’un de sympathique qui connaît bien le fonctionnement de la société et toutes ses composantes. Il convient également de bien définir les missions du tuteur, afin qu’il puisse mieux accompagner la nouvelle recrue.
Le tuteur pourra aussi l’inviter à manger avec des collègues pour accélérer son intégration et fidéliser le nouvel embauché.
Faire un livret d’accueil
Le livret d’accueil est un document qui permet aux nouveaux embauchés d’avoir sous la main des informations pratiques sur l’entreprise et facilite leur intégration réussie. Le livret d’accueil n’est pas obligatoire, mais il peut être très utile pour les nouvelles recrues.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles mettre en place un plan d’intégration ou programme d’intégration en entreprise est une bonne idée. En voici quelques-unes :
- Permettre aux nouvelles recrues de se familiariser avec l’entreprise et ses valeurs.
- Faciliter l’intégration des nouveaux arrivants.
- Gagner du temps en fournissant toutes les informations nécessaires à l’accueil et à la formation.
- Améliorer la communication interne de l’entreprise.
- Renforcer la cohésion des équipes.
Le contenu du livret d’accueil en entreprise peut varier selon la marque employeur et les besoins de l’entreprise, mais il est important qu’il soit complet et à jour. Voici quelques éléments qui doivent figurer dans le livret d’accueil :
- La structure de l’entreprise : organigramme, plan de site, etc.
- Les informations pratiques : horaires, accès aux différents services, etc.
- La politique de l’entreprise : règles et procédures internes, code de conduite, etc.
- Les informations sur les différents services : service RH, service marketing, service commercial, etc.
- Les coordonnées des différents interlocuteurs : responsables hiérarchiques, mentors, etc.
Le livret d’accueil peut être réalisé sous forme papier ou numérique. La version papier est généralement plus complète, car elle permet d’inclure des éléments tels que des plans et des organigrammes. La version numérique est plus facile à mettre à jour et à distribuer, ce qui peut être un avantage si les informations contenues dans le livret d’accueil doivent être fréquemment modifiées.
Il existe plusieurs logiciels qui peuvent être utilisés pour faire un livret d’accueil, comme Microsoft Word, Adobe InDesign ou encore Canva. Chacun de ces logiciels offre des fonctionnalités différentes, il est donc important de choisir celui qui conviendra le mieux à vos besoins.
